PENGELOLAAN ADMINISTRASI PEMBELIAN

A. KELENGKAPAN ADMINISTRASI PEMBELIAN

1. Formulir yang diperlukan
formulir- formulir  yang diperlukan dalam aktifitas pengelolaan administrasi pembelian adalah sebagai berikut.
a. Surat Perintah pembelian.Diisi oleh bagian Gudang atu bagian lain yang memerlukan barang.
    Surat Permintaan Pembelian berisi antara lain Nama,Jenis,Type,Kuantitas dan Kualitas barang
    yang diminta,serta kapan barang yang bersangkutan harus diterima.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH ) Diisi oleh bagian pembelian
    SPPH berisi : Nama,Jenis, Type, Kuantitas, dan harga barang yang diminta
                           Tanggal aling lambat penerimaan barang yang diminta
                           Permintaan Informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang
                           diminta oleh calon pemasok
c. Surat Order Pembelian (SOP).Formulir ini diisi oleh bagian Pembelian.
    SOP ini berisi :Nama dan Alamat pemasok
                             Nama, jenis ,Type,kuantitas,Kualitas, dan harga barang yang diminta
                             Tanggal paling lambat permintaan barang yang dipesan
                             Syarat Pembayaran dan penyerahan barang
d. Laporan Penerimaan Barang. Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang yang
    diterima diperiksa.Formulir ini berisi: Tanggal penerimaan Barang, nomor order pembelian yang
    bersangkutan,nama,jenis,type, kuantitas,kualitas, dan harga barang yang diterima,serta catatan
    hasil pemeriksaan barang, misalnya cocok tidaknya barang dengan order
e. Bukti Pengeluaran Kas'Formulir ini diisi oleh bagian Hutang

2. Buku jurnal dan buku pembantu
    Dalam perusahaan yang menyelenggarakan akuntansi secara manual,bukti bukti yang digunakan untuk pencataatan aktivitas pengelolaan administrasi pembelian adalah sbb:
a. Buku jurnal pembelian,sebagai tempat mencatat pembelian kredit
b. Buku jurnal pengeluaran kas, sebagai tempat mencatat pembayaran hutang
c. Buku besar khususnya akun sediaan dan akun hutang sebagai rekening kontrol
d. Kartu Hutang, (Buku pembantu),sebagai tempat mencatat ransaksi mutasi hutang
e. Kartu sediaan (Buku pembantu) sebagi tempat mencatat mutasi harga pokok sediaan
f. Kartu Gudang, sebagai tempat mencatat mutasi kuantum sediaan

B. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT

     Pengelolaan administrasi pembelian didukung dengn prosedur permintaan pembelina,permintaan penawaran harga, order pembelia,penerimaan barang, dan prosedur pencatatan.Unit organisasi yang terkait dengan aktivitas pengelolan pembelian adlah sbb:
1. bagian gudang
2. bagian pembelian
3. bagian penerimaan
4. bagian hutang
5. bagian kartu sediaan

    kegiatan kegiatan yang dilakukan masing masing bagian dalam aktivitas pembelian barang adlah sbb:
1. Bagian Gudang
    Bagian Gudang mengajukan surat permintaan pembelian atas barang barang yang tersedia
    digudang sekiranya telah habis. Dalam hubungan dengan jenis barang supplies perusahaan yang
    disimpan di gudang dalam arti keluar masuk barang melalui gudang ,kegiatan gudang adalah sbb:

     a. Membuat surat Permintaan Pembelian (SPP) sebanyak 2 lembar
         lembar 1, diserahkan kepada bagian Pembelian
         lembar 2 , diarsipkan dibagian gudang menurut urutan nomor SPP
     b. Menerima Surat Order pembelian (SOP)  sebagai informasi bahwa permintaan pembelian sudah          dilaksanakan,kemudian diarsipkan menurut urutan nomor SOP
     c. Menerima laporan penerimaan barang dari bagia penerimaan barang
     d. Mencatat data laporan penerimaan barang dalam kartu guddang
     e. mengarsipkan Laporan penerimaan barang menurut urutan nomor

2.Bagian pembelian
    Bagian pembelian berfungsi mengamati perkembangan harga barang,membuat sura permintaan           penawaran harga,memilih pemasok barang, membuat surat order pembelian,dan mengawasi                 penerimaan barang dalam hubungan dengan order pembelian yang telah dikirimkan kepada                 pemasok,oleh karena itu kegiatan Bagian  pembelian sbb:
    a. Menerima suraat permintaan Pembelian dari bagian Gudang atau dari bagian lain
    b. Membuat surat permintaan penawaran harga (SPPH) rangkap 2,dalam hal barang yang dimintai           belum ada pada daftar langganan (pemasok )
        Lembar 1, dikirimkan kepada para calon pemasok (leverasr)
        Lembar 2, diarsipkan dibagian pembelian
    c. Menerima Surat Penawaran Harga (SPH) dari calon pemasok
    d. Meneliti perbandingan harga berdasarkan surat penawaran harga yang ditrima dari calon
        pemasok
    e. Menentukan calon pemasok yang cocok menjadi pemasok barang yang bersangkutan
    f.  Membuat surat Order Pembelian rangkap 6, untuk didistribusikan sbb:
         Lembar 1 dan 2 , dikirimkan dkepada pemasok.lembar 1 untuk pemasok, lembar 2 setelah
         ditandatangani oleh pemasok ditarik kembali,sebagai bukti penerimaan  order pembelian
         Lembar 3,  diserahkan kepada bagian Penerimaan , sebagai perintah untuk menerima barang  
         sesuai  dengan yang tercantum dalam surat order
         Lembar 4,  diserahkan kepada bagian hutang, sebagai pemberitahuan bahwa perusahaan telah
         menhgirim order pembelian
         Lembar 5,  diserahkan kepada bagian gudang, untuk diinformaikan kepada unit organisasi yang
         mengajukan surat permintaan pembelian barang yang bersangkutan
          Lembar 6,  diarsipkan dibagian Pembelian sebagai arsip order yang belum diterima
          pengirimannya
      g. Menerima laporan penerimaan barang lembar 1 dari bagian penerimaan .
      h. Menerima Faktur dari pemasok
      i. Menyerahkan faktur yang telah dinyatakan cocok dengan isi surat order pembelian yang
         bersangkutan kepada bagian hutang


3. Bagian Penerimaan
     Bagian Penerimaan berfungsi sebagai penerima dan pemeriksa barang yang diterima dari pemasok berdasarkan sura order pembelian yang dikirimkan oleh perusahaan. Kegiatan bagian penerimaan adalah sbb:
a. Menerima surat order pembelian lembar 3 dari Bagian Pembelian
b. Menerima barang beserta surat pengantar dari pemasok
c. Memeriksa kuantitas dan kualitas barang yang diterima, meneliti kecocokan dengan data surat         order (lembar 3)
d. membuat Laporan penerimaan barang rangkap 4 dan didistribusikan sbb:
    Lembar 1, diserahkan kepada bagian Pembelian untuk diteruskan kepada Bagian Hutang
    Lembar 2, diserahkan kepada bagian gudang beserta barang yang bersangkutan
    Lembar 3, diserahakan kepada bagian Kartu sediaan untuk kepentingan pencatatan dalam kartu
                      sediaan barang yang bersangkutan
    Lembar 4, diarsipkan dibagian pengiriman menurut urutan nomor, beserta surat order pembelian dan surat pengantar barang.

4. Bagian Hutang
    Bagian hutang mengurus  pengadministrasian hutang, Pengecekan, dan pengarsipan dokumen dokumen yang terkait dengan terjadinya mutasi hutang.Bagian Hutang menyelenggarakan buku jurnal pembelian atau yang berfungsi sebagai jurnal pembelian , dan kartu hutang. Kegiaatan Bagian Hutang adalah sbb:
a. menerima surat order pembelian lembar 4 dari bagian pembelian
b. Menerima lapoaran penerimaan barang lembar 1 dari bagian Pembelian
c. Memeriksa kecocokan data faktur dari pemasok dengan laporan penerimaan barang dan surat order pembelian yang bersangkutan.
e. membuat bukti pengeluaran kas rangkap 3
f. Mencatat faktur dan bukti pengeluaran kas sesuai dengan sistem pencatatan yang diterapkan perusahaan
g. mengarsipkan bukti pengeluaran kas beserta faktur, laporan penerimaan barang dan surat order pembelian yang bersangkutan


5. Bagian Kartu Sediaan
Bagian Kartu Sediaan berfungsi sebagai pengelola kartu sediaan, dalam arti mencatat mutasi tiap jenis barang dalam kartu sedian masing masing baik mengenai kuntitas maupun harga pokoknya.Adapun kegiatan kegiatan Bagian kartu sedian meliputi :
a. Menerima tembusan laporan penerimaan barang dari bagian Penerimaan Barang
b. Mencatat laporan penerimaan barang dalam kartu sediaan yang bersangkutan
c. Mengarsipkan laporan penerimaan barang menurut urutan tanggal penerimaan.